Event agentura

V čem vám event agentura pomůže a podle čeho ji vybírat?

Event agentura je váš partner, který se postará o kompletní produkci akce – od plánování přes logistiku až po realizaci a následné vyhodnocení. Profesionální eventová agentura má nejen zkušenosti, ale také kontakty, know-how a schopnost předvídat a řešit možné komplikace.

Proč využít služeb event agentury?

Zvuk, světla, moderátor, živá kapela, DJ, tanečníci, fotograf, video, doprovodný program, fotokoutek, hostesky, catering… Zorganizovat firemní večírek není jen tak – a totéž platí také o svatbě, teambuildingu, dětských akcích, soukromých oslavách a dalších eventech.

Když například asistentka dostane na starost organizaci večírku, teambuildingu či eventu, musí mezi zpracováním objednávek, vyřizováním mailů a telefonátů a dalšími každodenními povinnostmi zajišťovat ještě navíc spoustu položek souvisejících s firemní akcí. A ne vždy jde všechno hladce. Může se stát, že kapela nemá v daný termín čas, další je moc drahá, s jinou je těžká komunikace… Nakonec to stojí firmu desítky hodin, které by mohl daný zaměstnanec strávit užitečnější prací pro chod firmy. A výsledek je nejistý, protože bez předchozích zkušeností jde jen stěží dopředu odhadnout, jak bude vybraný moderátor umět mluvit nebo jestli je fotograf spolehlivý. I detaily dokážou event pokazit. Pokud svěříte organizaci zkušené event agentuře, ušetří vám to spoustu času, práce a starostí.

Event agentura: Jak vybrat tu pravou?

Zajímejte se o to, jak dlouho agentura funguje a chtějte vidět reference klientů, které napoví o kvalitě služeb. Důležité je také zjistit, na co se event agentura zaměřuje – zda vám dokáže pouze zařídit program či hudební produkci anebo se postará o všechno od A do Z, včetně techniky, prostorů, fotografa a kameramana, zábavy, moderátora, cateringu, hostesek, security, květinové výzdoby, grafiky pozvánek a dalších věcí.

Dále je důležité, aby měla eventová agentura dostatečně široké portfolio služeb. Nejen, že si můžete vybírat program přesně podle typu akce a rozpočtu, ale také se nestane, že by „váš termín“ byl obsazený. Velká agentura také lépe zvládne krizové situace, kdy například onemocní moderátor či kapela – v takové chvíli je dokáže obratem nahradit jiným, takže uskutečnění akce není v ohrožení.

Rozpočet na event: Na čem se nevyplatí šetřit

Ať už se jedná o večírek, firemní akci, svatbu nebo soukromou oslavu, důležitou roli hraje rozpočet. Ideální je, když předložíte svůj plánovaný budget a necháte si od event agentury vypracovat několik variant, z nichž si vyberete tu pravou. Ne vždy se vyplatí šetřit. „Po patnácti letech vedení event agentury si troufám říct, že jestli byste někde škrtat neměli, pak je to na položkách, které dělají event nezapomenutelným. Například pokud chystáte párty ve velkých prostorech, anebo se bude hrát v rozlehlém tanečním sále v sokolovně nebo kulturáku, kde si mají užít zábavu stovky lidí, neměla by si to zvučit kapela sama. Je potřeba profík, který se postará o to, aby hudba dobře zněla,“ doporučuje Honza Roušar, ředitel agentury Živý Jukebox. Ozvučení je ale důležité i u menších akcí, jako je svatba. Zvukař, světla, aparatura – to všechno jsou zkrátka „neviditelné“ položky, na nichž se ale šetřit nevyplatí.